Универсальный передаточный документ (УПД) — это основной электронный документ, через который фиксируется передача товаров и коды маркировки в системе Честный ЗНАК. Для производителей, импортёров, оптовиков и розницы УПД стал не просто бухгалтерским инструментом, а ключевым элементом прослеживаемости и законного оборота продукции.
Благодаря УПД можно отследить полный путь маркированного товара: от момента выпуска на заводе или ввоза на территорию России — до конечного вывода из оборота через кассу в рознице. При каждом перемещении в цепочке поставок участники подписывают УПД через оператора ЭДО, и документ передаётся в Честный ЗНАК для фиксации смены владельца кодов.
Разберём подробно, что такое УПД, как он развивался, какими приказами ФНС утверждены форматы, какие функции выполняет документ, и какие проверки нужно пройти перед его отправкой, чтобы избежать ошибок.
Видеоурок: как работать с УПД в Truemark
Чтобы на практике понять, как формировать и отправлять УПД через удобный сервис, посмотрите видеоинструкцию. В ролике показано, как в Truemark подготовить документ в 1 клик, проверить коды идентификации и передать его через ЭДО в Честный ЗНАК.
Что такое УПД до маркировки
Универсальный передаточный документ появился в деловой практике ещё до внедрения маркировки. Его ввела ФНС как инструмент, который объединяет в одном файле сразу несколько функций. Раньше для передачи товаров и расчётов использовали накладные (ТОРГ-12), акты, счета-фактуры. Каждый из этих документов выполнял свою роль, и бухгалтеру приходилось оформлять и хранить целый комплект бумаг.
ФНС предложила универсальное решение — документ, который может заменить сразу и счёт-фактуру, и накладную. Это и есть УПД. Он упрощает документооборот, ускоряет работу бухгалтерии и снижает риск ошибок при сверке разных форм.
Главные функции УПД до появления маркировки:
- подтвердить факт передачи товаров или оказания услуг;
- зафиксировать сумму сделки и НДС;
- стать основанием для налоговых вычетов и расходов в учёте;
- выступить универсальной «бумажкой», которая подходит как продавцу, так и покупателю.
Использовать УПД не было строго обязательным. Компания могла продолжать работать по привычной схеме — выписывать накладную и счёт-фактуру отдельно. Но большинство участников рынка перешли на УПД, так как он удобнее и проще для всех сторон.
Приказы ФНС и форматы электронного УПД
Форматы электронных универсальных передаточных документов утверждает Федеральная налоговая служба. Каждый новый приказ обновлял структуру документа, расширял реквизиты и постепенно подводил бизнес к работе с маркированной продукцией.
Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@
- Первое утверждение форматов электронных счетов-фактур, УПД и УКД
- С него началась массовая практика применения УПД в электронном виде
- Форматы были базовыми и не учитывали будущие требования маркировки
Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
- Заменил приказ 2016 года
- Внёс уточнения в структуру документов и ввёл форматы 5.01 и 5.02
- Эти версии стали основными и применялись более пяти лет подряд
- Именно на этих форматах бизнес работал до конца 2024 года, и именно через них стартовала прослеживаемость в маркировке, включая первые пилотные проекты
Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@
- Утвердил новый формат 5.03 для счёта-фактуры, УПД и УКД
- Признал приказ 2018 года № 820@ утратившим силу
- Установил переходный период: до 1 апреля 2025 года можно использовать как старые форматы, так и новый. После этой даты — только 5.03
- Формат учитывает особенности маркировки и прослеживаемости, включая передачу кодов идентификации
Действующий приказ
Сегодня действует Приказ ФНС России № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023. Все электронные УПД должны формироваться по формату 5.03.
Функции УПД: СЧФ, ДОП и СЧФДОП
Универсальный передаточный документ может работать в разных режимах. Функция документа задаётся специальным реквизитом «Функция» и определяет, какую роль УПД выполняет в конкретной сделке.
Основные варианты:
- СЧФ — счёт-фактура. Используется, если нужно оформить только счёт-фактуру без первичного документа
- ДОП — документ отгрузки (или документ передачи). Применяется, когда нужен только первичный документ: накладная или акт
- СЧФДОП — универсальный вариант, совмещающий и счёт-фактуру, и первичный документ одновременно
Функция документа особенно важна при передаче данных о маркированных товарах. Для работы с системой Честный ЗНАК применяются только два режима — СЧФДОП и ДОП. Если выбрать функцию «СЧФ», то Честный ЗНАК отклонит такой документ.
Роль УПД в маркировке
Именно через универсальный передаточный документ началась прослеживаемость в маркировке. Первым товаром, для которого применялся этот механизм, стал табак. Следом подключили обувь, а затем и другие категории. УПД сразу стал базовым инструментом: именно в нём участники оборота начали передавать сведения о кодах идентификации при каждой сделке.
Основные задачи УПД в маркировке:
- передать сведения о кодах идентификации при смене собственника
- зафиксировать переход права собственности на маркированные товары
- обеспечить непрерывность данных от производителя или импортёра до вывода из оборота
Для целей маркировки используются только функции СЧФДОП и ДОП. Если выбрать иную функцию, оператор ЭДО не сможет корректно передать документ, и Честный ЗНАК его не примет.
Объёмно-сортовой учёт (ОСУ)
Изначально маркировка строилась только на экземплярном учёте: каждая единица товара фиксировалась поштучно, и в УПД перечислялись все коды идентификации (КИ). Так работали табак, обувь, одежда, шины, парфюмерия и другие первые товарные группы.
Но при расширении системы на массовые категории (молочная продукция, упакованная вода, БАДы и другие) оказалось, что бизнесу сложно сразу перейти к экземплярному учёту. Для таких групп Минпромторг предусмотрел объёмно-сортовой учёт — временный режим, действующий как переходный этап.
Суть ОСУ
- в документе указывается GTIN товара и общее количество
- конкретные коды идентификации не перечисляются
- в Честном ЗНАКе на стороне участника формируется виртуальный склад: количество увеличивается при приёмке и уменьшается при отгрузке или списании
Пример заполнения УПД при ОСУ
1. Основной способ (через <ГТИН> и <КолВедМарк>):
<ДопСведТов ГТИН="04607025392873">
<НомСредИдентТов КолВедМарк="100"/>
</ДопСведТов>
Здесь:
04607025392873— GTIN товара (14 символов, при необходимости дополняется нулями)100— количество единиц, отражённое по товарной позиции
2. Альтернативный способ (регулярное выражение через <НомУпак>):
<ДопСведТов>
<НомСредИдентТов>
<НомУпак>020460702539287337100</НомУпак>
</НомСредИдентТов>
</ДопСведТов>
Здесь используется структура: 02 + GTIN (14) + 37 + количество.
Смешанные партии
В одном УПД допускается указывать одновременно:
- товарные позиции в экземплярном виде (по КИ)
- товарные позиции в сортовом виде (по GTIN + количество)
Например, если отгружается вода:
- продукция до даты перехода может идти по ОСУ
- продукция после даты перехода — только по экземплярному учёту
В этом случае товар делят на две строки в документе.
Ограничения ОСУ
- нет возможности проследить движение конкретной единицы товара
- возвраты и пересорт сложнее обрабатывать
- ОСУ является временным механизмом: все группы в итоге переходят на экземплярный учёт
Экземплярный учёт через ЭДО
Экземплярный (поэкземплярный) учёт — это когда в УПД указываются все коды идентификации каждой единицы товара. Такой подход обеспечивает полную прослеживаемость каждой единицы: можно отследить путь конкретной пачки сигарет, пары обуви или бутылки воды от производства до вывода из оборота.
Чем отличается от объёмно-сортового учёта
- при ОСУ указывают GTIN и количество
- при экземплярном учёте перечисляют каждый код идентификации
Как это работает через ЭДО
- продавец формирует УПД и прикладывает полный список кодов идентификации
- подписывает титул продавца и отправляет документ через оператора ЭДО
- покупатель сверяет коды, подписывает титул покупателя
- оператор ЭДО передаёт подписанный УПД в Честный ЗНАК
- система проверяет все коды: закрепляет их за новым владельцем, либо фиксирует ошибку, если хотя бы с одним кодом что-то не так
Что важно учитывать
- в УПД указываются именно коды идентификации, а не коды маркировки. Подробнее о разнице — в статье «Коды маркировки и коды идентификации»
- коды не должны дублироваться
Проверки перед отправкой УПД
Перед отправкой документа через ЭДО продавцу важно убедиться, что:
- статусы кодов корректные — они должны быть «в обороте» и готовы к передаче
- владелец кодов совпадает с отправителем — иначе Честный ЗНАК не примет документ
- формат и структура кодов указаны без ошибок — верная длина, символы, привязка к нужному товару
Все эти проверки автоматизированы в Truemark, поэтому ошибки выявляются до того, как УПД уйдёт на подпись и передачу.
Проверки перед отправкой УПД
Перед отправкой УПД через ЭДО важно убедиться, что данные о кодах идентификации корректны. Ошибка даже в одном коде приведёт к тому, что весь документ не примет Честный ЗНАК. Поэтому производители, импортёры и оптовики должны выполнять несколько обязательных проверок.
1. Проверка статуса кодов
Перед включением в УПД нужно убедиться, что коды идентификации имеют корректный статус:
- они введены в оборот
- не были ранее списаны или выведены из оборота
- не имеют особого состояния
Подробнее о статусной модели кодов можно посмотреть в статье: Статусы кодов идентификации в Честном ЗНАКе.
2. Проверка владельца кодов
Для товарных групп с обязательным экземплярным учётом коды идентификации должны числиться за тем участником, который их передаёт. Если продавец не является владельцем кодов в Честном ЗНАКе, система отклонит УПД. Это правило защищает от ошибок в цепочке поставок и не позволяет передать чужие коды.
3. Проверка корректности кодов идентификации
- коды должны быть полными, без ошибок в структуре
- не допускаются дубликаты
- каждый код должен быть привязан к конкретному товару
Напомним: в УПД указываются именно коды идентификации, а не коды маркировки. Разницу подробно разбираем в отдельной статье: Коды маркировки и коды идентификации.
4. Автоматизация проверок в Truemark
В сервисе Truemark все эти проверки встроены и выполняются автоматически до отправки УПД. Система заранее сообщает о проблемах с кодами, чтобы пользователь мог исправить их и избежать отказа при обработке в Честном ЗНАКе.
Как УПД обрабатывается в Честном ЗНАКе
После того как продавец и покупатель подписали УПД через ЭДО, документ поступает на обработку в Честный ЗНАК. Алгоритм всегда один и тот же:
- Формирование и подписание титула продавца
Продавец создаёт УПД, включает в него список кодов идентификации и подписывает своей квалифицированной электронной подписью. - Передача документа покупателю
УПД уходит через оператора ЭДО покупателю. Тот получает файл, сверяет коды и подписывает титул покупателя. - Передача документа в Честный ЗНАК
После подписи обеими сторонами оператор ЭДО отправляет документ в Честный ЗНАК. - Обработка системой
Честный ЗНАК проверяет каждый код идентификации: его статус, принадлежность владельцу, корректность структуры. - Результат обработки
- если все коды корректны, система закрепляет их за новым владельцем
- если хотя бы один код некорректен, весь УПД обрабатывается с ошибкой и в обороте не фиксируется
Из-за этого УПД требует очень внимательной подготовки. Ошибка даже в одном коде способна заблокировать сделку на десятки тысяч единиц товара. Именно поэтому важна предварительная проверка кодов в системах вроде Truemark, где можно выявить проблемы до отправки.
Передача кодов в составе УПД
В универсальном передаточном документе можно указать коды идентификации разными способами:
- поштучно — перечислить все коды идентификации единиц товара
- через агрегаты — указать коды упаковок, а Честный ЗНАК сам развернёт их и перенесёт вложенные коды на баланс покупателя
- смешанно — часть поштучно, часть через агрегаты
Виды агрегатов
- КИТУ — код идентификации транспортной упаковки (например, паллета SSCC или крупный короб)
- КИГУ — код идентификации групповой упаковки (коробка, блок, «мультипак»)
- КИН — код идентификации набора (набор товаров, продающийся как единое целое)
Подробнее об агрегации мы рассказывали в отдельной статье: Агрегация товаров в Честном ЗНАКе.
Как указывать коды в УПД 5.03
В электронном формате УПД предусмотрены отдельные теги:
<!-- Поштучная передача кода идентификации -->
<НомСредИдентТов>
<КИЗ>010460123456789521abcd1234efgh5678</КИЗ>
</НомСредИдентТов>
<!-- Передача через КИТУ (транспортная упаковка) -->
<НомСредИдентТов>
<ИдентТрансУпак>0034601234567899999999999999999999</ИдентТрансУпак>
</НомСредИдентТов>
<!-- Передача через КИГУ (групповая упаковка) -->
<НомСредИдентТов>
<НомУпак>04601234567890GU1234567890</НомУпак>
</НомСредИдентТов>
<!-- Передача через КИН (набор) -->
<НомСредИдентТов>
<НомУпак>04601234567890SET987654321</НомУпак>
</НомСредИдентТов>
В УПД поле называется «КИЗ» (код маркировки), но фактически указываются коды идентификации. Подробно о разнице между ними — в нашей статье Коды маркировки и коды идентификации.
Как обрабатывает УПД Честный ЗНАК
- При передаче КИТУ, КИГУ или КИН система автоматически разворачивает их и переносит на баланс покупателя все вложенные коды товаров
- Если в документе указаны и упаковка, и вложенные коды, действует правило приоритета: Честный ЗНАК ориентируется на старший уровень упаковки, чтобы избежать дублирования
Зачем нужна агрегация в УПД
Агрегация значительно ускоряет обмен документами.
Например:
- вы отгружаете 10 000 единиц одежды, собранных в 20 паллет
- если передавать коды поштучно, придётся включить в УПД все 10 000 КИ, что замедлит проверку и увеличит вес файла
- если использовать КИТУ, достаточно указать 20 кодов паллет, и система автоматически свяжет с ними все вложенные коды
Где посмотреть примеры
Чтобы увидеть, как выглядят реальные УПД с маркированной продукцией, наборами и транспортными упаковками, посмотрите нашу новую статью —
«Примеры УПД в маркировке».
Основные правила и примеры оформления УПД также приведены в методических рекомендациях Честного ЗНАКа по работе с ЭДО.
Как УПД попадает в Честный ЗНАК
После того как продавец и покупатель подписали УПД, оператор ЭДО передаёт документ в Честный ЗНАК. Система получает его, проверяет коды идентификации и меняет их статус в зависимости от операции: переход права собственности, ввод в оборот или вывод из оборота.
Каждый оператор ЭДО имеет уникальный префикс. Он используется в имени файла и позволяет системе определить, через какого оператора прошёл документ.
Основные операторы ЭДО и их префиксы
| Префикс | Оператор ЭДО |
|---|---|
| 2AL | ООО «Такском ЭДО» / 1С-ЭДО |
| 2AE | АО «Калуга-Астрал» / 1С-ЭДО |
| 2BE | ООО «Компания Тензор» (СБИС ЭДО) |
| 2BM | АО «ПФ СКБ Контур» (Диадок) |
| 2PS | ООО «ПС СТ» («ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии», OFD.ru) |
| 2VO | ООО «Эвотор ОФД» |
| 2LT | ООО «Оператор-ЦРПТ» (ЭДО Лайт) |
| 2BK | ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» |
| 2AH | ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» |
| 2LB | ООО «ЭТП ГПБ» |
Вывод из оборота через УПД
Не всегда маркированный товар передаётся для дальнейшей перепродажи. Бывают ситуации, когда покупатель является конечным звеном: приобретает продукцию для собственных нужд и не собирается реализовывать её дальше. В таких случаях можно вывести коды идентификации из оборота прямо через УПД.
Как это работает
- продавец формирует и подписывает УПД
- покупатель подписывает его со своей стороны
- оператор ЭДО передаёт документ в Честный ЗНАК
- если в УПД заполнено поле
<СвВыбытияМАРК>, система фиксирует перемещение кодов и одновременно их вывод из оборота
Признаки выбытия
В поле <СвВыбытияМАРК> указываются коды причин выбытия:
1 — приобретение товаров юрлицами или ИП для собственных нужд, не связанных с дальнейшей продажей
2 — безвозмездная передача товаров юрлицами или ИП
3 — использование товаров для производственных целей, не связанных с их последующей продажей
4 — реализация товаров в рамках гос. контракта (в этом случае дополнительно указывается идентификатор контракта в блоке <ДопСвФХЖ1>)
Если поле <СвВыбытияМАРК> не заполнено, то при обработке УПД Честный ЗНАК фиксирует только перемещение кодов на покупателя, но не их выбытие.
Примеры заполнения тегов для вывода из оборота приведены в методических рекомендациях Честного ЗНАКа по работе с ЭДО.
Исправление УПД: аннулирование, УПДи, УКД
Даже при внимательной работе с маркированными товарами ошибки в УПД неизбежны. Иногда неверно указывают коды идентификации, количество или данные о цене. Для таких случаев предусмотрены корректирующие механизмы.
Аннулирование УПД
Используется, если документ нужно отменить полностью.
- аннулировать можно только подписанный обеими сторонами УПД
- при аннулировании коды возвращаются продавцу, а агрегаты (паллеты, коробки) переходят в статус «расформирован»
- перед повторной отгрузкой товар оформляется новым УПД
УПДи (исправленный УПД)
Применяется, если ошибка затрагивает часть данных — например, количество или перечень кодов идентификации.
- в документе указывается ссылка на исходный УПД
- корректируются только ошибочные сведения
- после обработки Честный ЗНАК меняет данные в системе: если был пересорт, исправленные коды вернутся отправителю (сменится владелец назад), а новые корректные коды будут зачислены на баланс покупателя
УКД (универсальный корректировочный документ)
Используется для корректировки финансовой части сделки.
- применяется при изменении цены, суммы НДС или количества
- может оформляться вместе с УПДи, если нужно исправить и товарную, и финансовую часть
Если к УПД уже оформлены исправления (УПДи или УКД), их нужно аннулировать или откорректировать в первую очередь. Только после этого допускается аннулирование исходного УПД. В противном случае в Честном ЗНАКе возникнет несогласованность данных.
Заключение
Универсальный передаточный документ сегодня — это не просто удобная замена накладной и счёта-фактуры. В условиях обязательной маркировки он стал главным инструментом прослеживаемости: именно через УПД коды идентификации переходят от одного участника оборота к другому, закрепляются за владельцами или выводятся из оборота.
С 1 апреля 2025 года действует единый формат 5.03, утверждённый приказом ФНС России № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023. Он учитывает все требования маркировки и прослеживаемости. В этом формате можно передавать коды поштучно или через агрегаты, а также указывать специальные признаки для вывода из оборота.
Для бизнеса это значит следующее:
- без корректного УПД невозможно подтвердить передачу маркированных товаров
- ошибки в кодах блокируют весь документ, поэтому проверка статусов, принадлежности и структуры КИ — обязательное условие
- автоматизация этих процессов в сервисах, таких как Truemark, позволяет снизить риски и ускорить документооборот
УПД стал основой цифровой прослеживаемости. От того, насколько правильно выстроена работа с ним в компании, зависит стабильность поставок, отсутствие штрафов и прозрачность бизнеса в системе Честный ЗНАК.
Часто задаваемые вопросы об УПД в маркировке
Что такое УПД?
УПД — универсальный передаточный документ, который объединяет функции накладной и счёта-фактуры. В маркировке через УПД передаются коды идентификации товаров при смене владельца.
Какие функции УПД используются в маркировке?
Для передачи данных в систему Честный ЗНАК применяются только функции СЧФДОП и ДОП. Использование других функций приведёт к отклонению документа.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и счёта-фактуры?
ТОРГ-12 подтверждает отгрузку, счёт-фактура используется для налогового учёта. УПД совмещает оба этих документа и дополнительно позволяет передавать сведения о кодах идентификации в Честный ЗНАК.
Какими приказами утверждены форматы электронного УПД?
Первый формат был утверждён приказом ФНС России № ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016. В 2018 году его заменил приказ № ММВ-7-15/820@. Действующий формат 5.03 утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 и обязателен с 1 апреля 2025 года.
Что указывается в УПД: коды маркировки или коды идентификации?
В УПД указываются именно коды идентификации. Подробно о разнице между кодами маркировки и кодами идентификации читайте в нашей статье: Коды маркировки и коды идентификации.
Что такое объёмно-сортовой и экземплярный учёт?
ОСУ — в УПД указываются GTIN и количество. Экземплярный учёт — перечисляются коды идентификации каждой единицы товара. В большинстве товарных групп маркировки действует именно экземплярный учёт.
Можно ли через УПД вывести коды из оборота?
Да. Если покупатель приобретает товар для собственных нужд и не планирует его перепродавать, в УПД указываются специальные признаки. После подписания и обработки документа Честный ЗНАК меняет статус кодов на «выбыл».
Что происходит, если хотя бы один код в УПД указан с ошибкой?
Если хотя бы один код некорректен — Честный ЗНАК отклоняет весь документ. Именно поэтому перед отправкой важно проверить статусы и корректность кодов. В Truemark такие проверки выполняются автоматически.
Как ускорить работу с большими партиями кодов?
Используйте агрегацию — КИТУ, КИГУ или КИН. В этом случае в УПД указывается код упаковки, а Честный ЗНАК сам «разворачивает» все вложенные коды. Подробнее в статье: Агрегация товаров в Честном ЗНАКе.